Мне нравится работать по концепции закрытых списков. Это прием Марка Форстера из книги «Do It Tomorrow», по которому на все запланированное на день ставится замок. Спланировал день — повесил замок. Все, что прилетает позже автоматически переносится на завтра. Как только закрыл список — день свободен.
Я упоминал его в постах про раздутые таск-менеджеры и прекращение перебороток.
Пришел Дима и накидал три вопроса из своей реальности, которые мешают вкатиться в закрытые списки:
что делать, если на работе пришли со срочным,
если сделал задачу из большого проекта и хочется взять следующую,
можно ли брать новую, но убирать старую из-под замка.
Попробую разобраться.
1. Что делать, если кто-то на работе приходит с запросом, который желательно сделать сегодня
Чтобы не придумывать каждый раз, что делать, если кто-то приходит в середине рабочего дня и просит сделать срочное, у меня есть скрипт: если мне по ходу рабочего дня прилетает новая задача, то я:
уточняю ее срочность и спрашиваю почему она такая, если вдруг горит. А что будет, если не успеть? А почему вы приходите ко мне с авральной историей? Что вообще пошло не так, что у нас задачи горят (или сгорели еще вчера). Это помогает создать буфер между стимулом и реакцией и понять, что вообще происходит и как мы здесь оказались.
беру задачу, если она действительно срочная. Например, клиенту внезапно повезло в последний момент поставить холодильник с продукцией в ресторан, и чтобы захватить выходные, нужно сделать экспресс-дизайн этикеток и напечатать их в типографии, а сегодня уже пятница и завтра печатники не работают. Ок, беру, но при этом выясняю как сделать так, чтобы в следующий раз все планировалось заранее. По опыту, таких горящих задач бывает одна из ста.
если задача срочная, просто «потому что», то ставлю минимум на завтра, потому что сегодня день уже распланирован.
Раньше я старался сделать как можно больше, потому что боялся, что клиенты не вернутся, если я не буду делать срочного, но потом понял, что для меня важно осознавать свои ограничения. Если я не буду думать о своем времени, то никто не подумает, а задач явно больше, чем времени на них.
А еще важно помнить про когнитивное искажение «эффект новизны», когда все новое по умолчанию воспринимается важнее того, что есть сейчас. То есть наша психика по дефолту бежит за новым, но это не значит, что оно действительно важнее. Короче, меня от этого спасает буфер в виде записи задачи и вопросов к тому, кто ее поставил.
2. Что делать, если я сделал две задачи из большого проекта и список опустел: брать еще или идти отдыхать
Зависит от ситуации.
Если у меня одна задача на день — редактировать с первой страницы и до вечера, но я заканчиваю раньше, чем планировал, я смотрю на свое состояние и решаю, что выбрать конкретно сегодня. В один день это может быть конец рабочего дня, в другой — я возьму задачу еще сверху.
Если у меня на день три задачи: поредачить курс, смонтировать подкаст и провести два созвона, то если я доредачиваю и монтирую быстрее, чем планировал, а до созвонов еще далеко, то почему бы и не взять эту задачу. Если у меня достаточно сил и вообще хочется.
Если у меня те же задачи, но я проваливаюсь в редактуру и осознаю себя, когда подходит время звонка, то я заканчиваю с редактурой, а монтаж переношу на завтра.
Здесь проблема может быть с притупленной чувствительностью, когда я опираюсь не на себя, а на какой-то идеальный план, как я должен работать, исходя из чьих-то представлений, кого я даже не знаю. Например, после того как я ушел из найма во фриланс, я еще несколько лет тревожно старался забить своей день работой минимум до 18:00, даже если не было задач или я уставал.
АПД. Дима уточнил, что вопрос в том, что иногда проект большой и непонятный, и тогда первой задачей он берет что-то простое, но односложное вроде «придумать заголовок» или «полистать код». И что делать, если захочется сделать больше, чем что-то простое и односложное. Проблема в том, что так задача становится бесконечной и непонятно когда заканчивать.
Отвечаю: Я в таких случаях закладываю пару условных 🍅 на задачу: первого точно хватит для минимальной отсечки с заголовком, а если, возьму второй на продолжение.
3. Стоит ли убирать задачу из плана, если приходит срочная задача
Это вариант и я писал о нем в примере выше, когда говорил, что если погрузился в редактуру и не успел помонтировать, то переношу монтаж на завтра.
Но опять же, задача не может придти просто сама по себе, поэтому нужен какой-то скрипт на этот случай: «что я могу поделать, если я недооценил сложность задачи и мой тудушник раздут».
Я уже работал реактивным слоником, который старался втянуть и переработать столько задач, сколько в него пуляли, но почему-то так я быстро уставал, ел много сладкого, а окружающий мир ощущал каким-то нечетким, будто смотрел в окно летящего Синкансена. Не нравится.
Поэтому если мне приходит задача, то она попадает в дверной проем моего скрипта: что за задача, кто ее принес, когда ее нужно сделать, почему в это время (здесь еще могут быть вопросы про деньги и какого хуя вы притащили это говно с фитилем, который уже горит и скоро взорвется).